Physische Sicherheit
RFX für >40 Standorte für alle physischen Sicherheitsdienste
Durchführung einer Ausschreibung für integrierte Sicherheitsdienste zur Harmonisierung der Service-Levels und Reduzierung der Anbieterfragmentierung an über 40 Standorten.
Industrie
FMCG
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Sourcing-Kontext und Beschaffungsherausforderung
Die physische Sicherheit des Kunden wurde lokal an über 40 Standorten verwaltet. Dies führte zu stark fragmentierten Verträgen, uneinheitlichen Serviceleveln und Ineffizienzen bei der Lieferantenüberwachung. Diese Dezentralisierung führte zu unterschiedlichen Risiken und einem reaktiven statt strategischen Sicherheitsmanagement. Die Herausforderung im Beschaffungsbereich bestand darin, die Servicestandards zu harmonisieren und eine skalierbare, konzernweite Lösung zu schaffen, ohne die standortspezifischen Sicherheitsanforderungen zu beeinträchtigen.
Beschaffungsziele und strategische Hebel
Die wichtigsten Ziele waren die Senkung der Gesamtkosten um über 12 %, die größtmögliche Konsolidierung der Lieferantenbasis und die Abstimmung der Servicebereitstellung mit den Richtlinien des Unternehmens zum Risikomanagement. Strategische Hebel waren die Reduzierung des Wettbewerbsdrucks durch konsolidierte Ausschreibungen, die Bündelung geografischer Zonen und die Standardisierung von Service-Level-Agreements (SLAs). Die Initiative zielte außerdem darauf ab, messbare Leistungskennzahlen und Vertragsmanagement einzuführen, um die Lieferantenverantwortung zu professionalisieren.
Beschaffungsstrategie und Umsetzungsansatz
Verantwortung für die Entwicklung einer mehrphasigen Ausschreibung für alle relevanten Regionen mit Schwerpunkt auf modularen Preismodellen und Umstellungsbereitschaft. Zuständig für die Bewertung der Anbieter hinsichtlich Compliance-Kompetenzen, Integration digitaler Überwachungssysteme und Schulungsverfahren. Zudem Verantwortung für die Entwicklung eines zentralen Sicherheits-Frameworks zur Unterstützung lokaler Anpassungen bei gleichzeitiger konzernweiter Konsistenz sowie für die frühzeitige Einbindung der Rechts- und Compliance-Abteilungen.
Erzielte Ergebnisse und Werte
Das Projekt führte zu einer Kostensenkung von 13,2 % und reduzierte die Anzahl der Sicherheitsanbieter von 18 auf 4. Die Servicequalität stabilisierte sich durch harmonisierte SLAs und regelmässige Vor-Ort-Audits. Die Reaktionszeiten bei Vorfällen verbesserten sich um 28 %, und das Lieferantenreporting wurde von reaktiven PDF-Protokollen auf Echtzeit-Dashboards umgestellt. Der Einkauf etablierte kontinuierliche Governance-Strukturen, einschliesslich vierteljährlicher Leistungsbeurteilungen mit KPIs.
Rolle und Beitrag
Verantwortung für die Rolle als strategischer Leiter und Hauptverhandlungspartner im gesamten Prozess. Zuständig für die Entwicklung der RFX-Architektur, die standortübergreifende Einbindung der Stakeholder sowie die Abstimmung der Führungsebene mit dem COO der Gruppe. Zudem Verantwortung für die Integration risikobasierter Lieferanten-Scorecards und die rechtliche Verhandlung von Sicherheitsvereinbarungen für mehrere Regionen.
Fazit & Überlegungen
Dieses Projekt hat bewiesen, dass selbst traditionell „lokale“ Kategorien wie die physische Sicherheit von strategischer Beschaffung profitieren können. Wichtige Erfolgsfaktoren waren die frühzeitige Abstimmung mit dem Risikomanagement und klare SLA-Definitionen. Die wichtigste Erkenntnis: Zentralisierte Standards müssen flexibel genug sein, um lokale betriebliche Gegebenheiten zu berücksichtigen – andernfalls scheitert die Einführung. Intelligente Bündelung kann Kosten senken und die Ausfallsicherheit verbessern.